1. Chuẩn bị.
Trước khi gửi bưu phẩm là giấy tờ, tài liệu.. khách hàng cần chuẩn bị các công việc sau:
1.1. Chuẩn bị đầy đủ các chứng từ, tài liệu, hóa đơn… cần gửi.
1.2. Đảm bảo chắc chắn các hóa đơn, chứng từ hoặc tài liệu cần gửi có nội dung không vi phạm các điều khoản cấm gửi của BẢO TÍN và theo pháp luật hiện hành.
1.3. Ghi đầy đủ các thông tin về người gửi, người nhận theo từng bưu phẩm gửi trên phong bì hoặc bên ngoài bưu gửi. Trong một số trường hợp bắt buộc người gửi phải cung cấp thông tin người nhận một cách đầy đủ ( bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại liên hệ ) để dịch vụ chuyển phát được triển khai một cách có hiệu quả nhất.
1.4. Đảm bảo các khâu chuẩn bị bưu gửi được hoàn thành trước thời gian cắt hàng do BẢO TÍN quy định.
1.5. Liên hệ tới BẢO TÍN để báo lấy bưu phẩm chuyển phát.
1.6. Đối với các trường hợp có yêu cầu đặc biệt về nhận, phát, yêu cầu sử dụng các dịch vụ chuyển phát đặc biệt khách hàng cần thông báo cho BẢO TÍN để nhận được sự tư vấn chính xác về khả năng triển khai dịch vụ theo ý người gửi, thời gian nhận – phát, cước phí dịch vụ và các yêu cầu phát sinh khác. Sự thông báo này sẽ giúp bưu phẩm của Quý khách được chuyển đi theo đúng yêu cầu của người gửi.
2. Đóng gói
2.1. Tất cả các loại bưu gửi thuộc loại này phải được đóng gói hoặc bỏ trong bao thư và dán lại cẩn thận. Vật liệu đóng gói có thể bằng nylon, carton hoặc các vật liệu mềm khác.
2.2. Khách hàng cần dán kín hoặc niêm phong ( bằng dấu hoặc chữ ký ) đối với một số loại giấy tờ quan trọng hoặc khách hàng cho là cần thiết ( đặc biệt là các loại giấy tờ như hóa đơn, hộc chiếu, hồ sơ thầu…)
2.3. Khách hàng có thể tự đóng gói hoặc yêu cầu BẢO TÍN đóng gói. BẢO TÍN sẽ tư vấn cho khách hàng về yêu cầu đóng gói trong từng trường hợp cụ thể.
3. Gửi bưu phẩm.
3.1. Ghi đầy đủ thông tin bưu gửi trên vận đơn hoặc kiểm tra lại thông tin trên vận đơn nếu nhân viên của BẢO TÍN ghi thông tin.
3.2. Khai báo loại hình dịch vụ muốn sử dụng để chuyển phát bưu gửi.
3.3. Khai báo nội dung của bưu gửi lên trên vận đơn ( ví dụ như tài liệu hay hóa đơn, hộ chiếu …) Đối với các bưu gửi là hóa đơn VAT, ngoài việc kê khai loại hình là hóa đơn, khách hàng cần ghi rõ số hóa đơn lên trên bill gửi.
3.4. Kiểm tra lại thông tin về số lượng, trọng lượng, cước phí ( nếu có ) được kê khai trên vận đơn.
3.5. Ký vào phần người gửi trên vận đơn gửi và giữ lại liên vàng để làm cơ sở xác minh hoặc khiếu nại.
