1. Chuẩn bị hàng hóa cần gửi ( về số lượng, trọng lượng, chủng loại….)
2. Kiểm tra với xác nhận với BẢO TÍN về danh mục hàng hóa cần gửi có thuộc danh mục cấm gửi của nhà nước hoặc của hàng không Việt Nam hay không.
3. Chuẩn bị các loại giấy tờ hóa đơn chứng từ đi kèm hàng hóa gửi. Đối với một số loại hàng hóa đặc biệt hoặc số lượng lớn, yêu cầu này là bắt buộc.
4. Chuẩn bị đầy đủ thông tin người gửi, người nhận.
5. Liên hệ tới BẢO TÍN để thông báo về việc lấy bưu phẩm. Khách hàng cần cung cấp cho BẢO TÍN các thông tin về hàng hóa cần chuyển bao gồm chủng loại ( là hàng hóa thông thường, hàng giá trị cao hay hàng hóa đặc biệt …), số lượng ( số kiện, trọng lượng… ), nơi đến, hình thức chuyển phát ( phát trong ngày, chuyển phát nhanh, chuyển thường hay hỏa tốc …) … để BẢO TÍN có thể tư vấn cho khách hàng một cách chi tiết về dịch vụ, các yêu cầu đóng gói hoặc vận chuyển…và sắp xếp phương tiện để vận chuyển hàng hóa một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
B2. Đóng gói.
Việc đóng gói là cần thiết và quan trọng trong quá trình vận chuyển. Nó giúp hạn chế tối đa các hư hỏng cơ học xảy ra trong quá trình vận chuyển. Đối với một số loại hàng hóa như máy móc, linh kiện điện tử giá trị cao, hàng dễ vỡ, hàng hóa đặc biệt hoặc có tính chất nguy hiểm… thì yêu cầu đóng gói là bắt buộc. Mỗi loại hàng hóa sẽ có quy cách và yêu cầu đóng gói riêng. Khách hàng có thể tự đóng gói nếu đáp ứng đc các quy chuẩn về đóng gói hoặc yêu cầu BẢO TÍN thực hiện nhiệm vụ này.
1. Kiểm tra và thông báo cho BẢO TÍN biết về tình trạng đóng gói của hàng hóa gửi. BẢO TÍN sẽ tư vấn cho quý khách biết có cần phải đóng gói hay không.
2. Nếu tự đóng gói, khách hàng có thể tham khảo phần hướng dẫn đóng gói tại website này để đảm bảo quá trình đóng gói của quý khách đáp ứng được các quy chuẩn từ nhà vận chuyển.
3. Nếu khách hàng yêu cầu BẢO TÍN cung cấp dịch vụ đóng gói, khách hàng cần dự trù thời gian đóng gói để không ảnh hưởng đến thời gian phát của hàng hóa bưu gửi.
4. Các loại hàng hóa bắt buộc phải đóng gói: ( gỗ, mút xốp, thùng carton, màng CO..)
- Linh kiện điện tử, hàng giá trị cao.
- Máy móc, thiết bị.
- Laptop, điện thoại di động.
- Hàng thực phẩm, đông lạnh.
- Hàng dễ vỡ, chất lỏng, hàng có hình dạng đặc biệt hoặc có các đặc tính vật lý có thể gây ảnh hưởng tới các hàng hóa khác.
B3. Gửi bưu phẩm.
1. Ghi đầy đủ thông tin người gửi, người nhận lên vận đơn.
2. Kê khai các thông tin về loại hình dịch vụ lựa chọn, chủng loại và số lượng hàng hóa cần chuyển, các yêu cầu đóng gói, các hóa đơn chứng từ kèm theo hàng gửi…
3. Kiểm tra lại các thông tin trên vận đơn và bàn giao hàng gửi cho nhân viên giao nhận của BẢO TÍN.
4. Ký xác nhận vào mục người gửi và giữ lại liên vàng để làm cơ sở xác minh hoặc khiếu nại khi cần thiết.
